Sección Gestión de Información y Documentación

 

Funciones Generales:

• Identificar, reunir, organizar, describir, archivar y conservar la documentación administrativa, producida y recibida por la institución.
• Centralizar la documentación administrativa recibida y generada en la Municipalidad.
• Normalizar los sistemas y procedimientos archivísticos, de los archivos de Gestión.
• Elaborar y establecer procedimientos, directrices y políticas institucionales para la creación, organización, utilización y conservación de los documentos, así como para la transferencia, préstamo y devolución de los mismos.
• Elaborar los instrumentos necesarios para la adecuada gestión documental (Tablas de Plazos de Conservación, Cuadro de Clasificación, Cronograma de Remisión).
• Valorar, seleccionar y eliminar periódicamente los documentos que han perdido vigencia legal y administrativa de acuerdo con la Tabla de Plazos de conservación.
• Facilitar la información y documentación solicitada por el usuario interno y externo. Así como la búsqueda e investigación de información específica que requiera el usuario.
• Implementar y desarrollar un sistema de gestión de bases de datos automatizados que garantice el almacenamiento de la información y documentación de la institución, así como su acceso y seguridad.
• Desarrollar y promover nuevas formas de acceso y uso de la información y documentación administrativa.
• Garantizar la seguridad, integridad, confiabilidad, autenticidad y accesibilidad de la información y documentación que se custodia en el archivo institucional.
• Brindar a la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica un Informe anual.
• Transferir a la Dirección General de Archivo Nacional los documentos con valor científico cultural.
• Constituir un Fondo Permanente con documentación histórica de la Municipalidad de San José. ​
  

​
​